Una de las principales fallas en la dirección de proyectos sucede en los rubros de identificar a los interesados y sus requisitos, esto es súper importante porque a veces pensamos que el cliente final es nuestro único interesado cuando pues, no es del todo cierto, vayamos a un ejemplo práctico para clarificar este punto.

En la instalación de un equipo, digamos una nueva línea de ensamble, es un proyecto porque es un esfuerzo temporal que produce un resultado único, podemos hacerlo en cascada porque no el alcance no es iterativo, bajo estos supuestos podemos identificar los siguientes interesados y algunos de sus requisitos, lo haremos a un nivel muy básico para no extendernos en demasía, dichos requisitos debemos dejarlos en claro desde el principio:

Cliente final: quiere que la línea pase el run@rate para “n” fecha, esto hace que eso sea un entregable y tendremos que crear actividades relacionadas a cumplir con dicho entregable.

Gerente de Planta: quiere que la línea no exceda tal presupuesto y esté funcional antes de tal día, haríamos lo mismo que el ejemplo anterior para traducir estos requisitos en entregables.

Supervisor del Mantenimiento: igual tendremos que considerar sus requisitos los cuales pueden ser tener los manuales de mantenimiento del fabricante, los dibujos de las máquinas, los esquemas eléctricos, etc.

Supervisor de Producción: quizás necesitamos obtener cierta aprobación para cuando “nos compre” la línea una vez pasado el run@rate entonces deberíamos de hacer todo lo necesario primero para saber cuáles son sus requisitos y después para traducirlos en entregables y generar acciones para cumplir con ellos.

Podríamos seguir pero para no extendernos tanto, deberíamos después de esto ver como vamos a gestionar a estos interesados, porque de ahí es de donde definiremos nuestra estrategia de comunicación y sobre todo si los vamos a gestionar atentamente, mantenerlos informados solamente, etc, de acuerdo a su poder y el interés en nuestro proyecto.

De los principales errores en la dirección de proyectos es no saber comunicar información ni recopilar requisitos ni mucho menos traducirlos, de ahí conectamos con nuestra estructura de desglose de trabajo, definimos riesgos, determinamos prespuesto, damos inicio formal con el acta de constitución del proyecto después de determinar nuestro alcance y es importante no olvidar hacer los cierres en cada fase para asegurar el avance y medir dicho avance por ejemplo, con la técnica del valor ganado y ver el avance en cronograma y en costos.

Estos errores son muchas veces los que generan fallos en nuestra dirección de proyectos, sé que este tema es mucho más extenso pero dime estimado lector ¿que crees que nos faltó o que error común crees que sería bueno detallar en una publicación posterior? lo que menos queremos son proyectos eternos, con alcances no definidos y sin métricas en su avance.

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Lo escrito, escrito está.

César Carreón.